مقدمه اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک
در دنیای پرشتاب و پیچیده‌ی امروز، سازمان‌ها و کسب‌وکارها با ریسک‌های گوناگونی روبرو هستند؛ از نوسانات بازار و تحولات تکنولوژی گرفته تا حوادث طبیعی و خطاهای انسانی. در این میان، ارزیابی ریسک به عنوان یک ابزار حیاتی برای شناسایی، تحلیل و مدیریت این ریسک‌ها مطرح می‌شود. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها و متخصصان HSE (بهداشت، ایمنی و محیط زیست) در فرآیند ارزیابی ریسک دچار اشتباهاتی می‌شوند که می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد.
در این مقاله، با تمرکز بر نیازهای دانشجویان، کارشناسان و کارشناسان ارشد HSE، به بررسی اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک می‌پردازیم. هدف ما ارائه راهکارهایی عملی برای جلوگیری از این اشتباهات و بهبود فرآیند ارزیابی ریسک در سازمان‌هاست. با مطالعه این مقاله، شما به درکی عمیق‌تر از چالش‌های ارزیابی ریسک دست خواهید یافت و قادر خواهید بود تا با اتخاذ رویکردی صحیح، ریسک‌های سازمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید.
در ادامه، به بررسی دقیق‌تر این اشتباهات و راهکارهای مقابله با آن‌ها می‌پردازیم:
اشتباه ۱: عدم شناسایی کامل ریسک‌ها
یکی از متداول‌ترین اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک، عدم شناسایی کامل ریسک‌های موجود است. این اشتباه می‌تواند به دلایل مختلفی رخ دهد، از جمله:
- تمرکز بر ریسک‌های آشکار: بسیاری از سازمان‌ها تنها به ریسک‌های قابل مشاهده و آشکار توجه می‌کنند و ریسک‌های پنهان و غیرمستقیم را نادیده می‌گیرند.
- عدم به‌روزرسانی اطلاعات: ریسک‌ها در طول زمان تغییر می‌کنند و ممکن است ریسک‌های جدیدی پدیدار شوند. عدم به‌روزرسانی اطلاعات می‌تواند منجر به نادیده گرفتن این تغییرات شود.
- عدم مشارکت ذینفعان: عدم مشارکت کارکنان، مدیران و سایر ذینفعان در فرآیند شناسایی ریسک، می‌تواند باعث شود که برخی از ریسک‌ها از دید آن‌ها پنهان بماند.
راهکارها:
- استفاده از روش‌های مختلف شناسایی ریسک: برای شناسایی کامل ریسک‌ها، از روش‌های مختلفی مانند مصاحبه، پرسشنامه، بررسی سوابق، مشاهده و تحلیل داده‌ها استفاده کنید.
- به‌روزرسانی منظم اطلاعات: اطلاعات مربوط به ریسک‌ها را به‌طور منظم به‌روز کنید و تغییرات محیطی، تکنولوژیکی و سازمانی را در نظر بگیرید.
- مشارکت ذینفعان: کارکنان، مدیران و سایر ذینفعان را در فرآیند شناسایی ریسک مشارکت دهید تا از دیدگاه‌ها و تجربیات آن‌ها بهره‌مند شوید.
اشتباه ۲: عدم ارزیابی دقیق احتمال و شدت ریسک
پس از شناسایی ریسک‌ها، گام بعدی ارزیابی احتمال وقوع و شدت تأثیر آن‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها در این مرحله دچار اشتباه می‌شوند و احتمال و شدت ریسک را به درستی ارزیابی نمی‌کنند. این یکی از اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک است که می‌تواند به دلیل عدم دسترسی به داده‌های کافی، استفاده از روش‌های نادرست ارزیابی و یا سوگیری‌های شناختی رخ دهد.
راهکارها:
- جمع‌آوری داده‌های کافی: برای ارزیابی دقیق احتمال و شدت ریسک، داده‌های کافی و مرتبط را جمع‌آوری کنید. این داده‌ها می‌توانند شامل سوابق حوادث، گزارش‌های بازرسی، داده‌های آماری و نظرات کارشناسی باشند.
- استفاده از روش‌های مناسب ارزیابی: از روش‌های مناسب ارزیابی ریسک مانند ماتریس ریسک، درخت تصمیم، تحلیل حالت‌های خرابی و اثرات آن (FMEA) و تحلیل ریسک کمان (Bow-Tie) استفاده کنید.
- کاهش سوگیری‌های شناختی: برای کاهش سوگیری‌های شناختی، از روش‌های مختلفی مانند استفاده از گروه‌های ارزیابی، بازنگری مستقل و تحلیل حساسیت استفاده کنید.
اشتباه ۳: عدم توجه به ریسک‌های نوظهور
دنیای کسب‌وکار پویا و در حال تغییر است و ریسک‌های جدیدی به طور مداوم پدیدار می‌شوند. این ریسک‌ها می‌توانند ناشی از تحولات تکنولوژی، تغییرات قوانین و مقررات، نوسانات بازار و یا حتی تغییرات آب‌وهوایی باشند. عدم توجه به این ریسک‌های نوظهور می‌تواند سازمان‌ها را در برابر تهدیدات غیرمنتظره آسیب‌پذیر کند.
راهکارها:
- پایش مستمر محیط کسب‌وکار: محیط کسب‌وکار خود را به طور مستمر پایش کنید و تحولات و روندهای جدید را شناسایی کنید. این کار می‌تواند از طریق مطالعه گزارش‌های صنعت، شرکت در کنفرانس‌ها و وبینارها و یا استفاده از ابزارهای هوش تجاری انجام شود.
- به‌روزرسانی منظم ارزیابی ریسک: ارزیابی ریسک خود را به طور منظم به‌روز کنید و ریسک‌های نوظهور را در آن لحاظ کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا در برابر تهدیدات جدید آمادگی داشته باشید و اقدامات پیشگیرانه لازم را اتخاذ کنید.
- توسعه سناریوهای ریسک: سناریوهای مختلفی را برای ریسک‌های نوظهور توسعه دهید و تأثیر آن‌ها را بر سازمان خود ارزیابی کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا برای شرایط مختلف آمادگی داشته باشید و بهترین تصمیمات را در زمان وقوع بحران اتخاذ کنید.
اشتباه ۴: عدم برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک
شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها تنها نیمی از راه است. گام بعدی، برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک‌هاست. این برنامه‌ریزی باید شامل اقداماتی برای کاهش احتمال وقوع ریسک، کاهش شدت تأثیر آن و یا انتقال ریسک به حوزه‌های دیگر باشد. عدم برنامه‌ریزی مناسب برای پاسخ به ریسک می‌تواند سازمان‌ها را در زمان وقوع بحران غافلگیر کند و منجر به خسارات جبران‌ناپذیری شود.
راهکارها:
- توسعه برنامه‌های پاسخ به ریسک: برای هر یک از ریسک‌های شناسایی‌شده، یک برنامه پاسخ به ریسک جامع و دقیق تهیه کنید. این برنامه باید شامل اقدامات مشخص، مسئولیت‌ها، منابع مورد نیاز و جدول زمانی باشد.
- آموزش کارکنان: کارکنان خود را در مورد برنامه‌های پاسخ به ریسک آموزش دهید و آن‌ها را برای اجرای این برنامه‌ها آماده کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا در زمان وقوع بحران، واکنش سریع و موثری داشته باشید.
- آزمایش و تمرین برنامه‌های پاسخ به ریسک: برنامه‌های پاسخ به ریسک خود را به طور منظم آزمایش و تمرین کنید تا از کارایی آن‌ها اطمینان حاصل کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا نقاط ضعف برنامه‌ها را شناسایی و آن‌ها را بهبود بخشید.
اشتباه ۵: عدم پایش و بازنگری منظم ارزیابی ریسک
ارزیابی ریسک یک فرآیند پویا و مستمر است. ریسک‌ها در طول زمان تغییر می‌کنند و ممکن است ریسک‌های جدیدی پدیدار شوند. بنابراین، ارزیابی ریسک باید به طور منظم پایش و بازنگری شود تا از به‌روز بودن و کارایی آن اطمینان حاصل شود. عدم پایش و بازنگری منظم ارزیابی ریسک می‌تواند سازمان‌ها را در برابر تهدیدات جدید آسیب‌پذیر کند و منجر به تصمیم‌گیری‌های نادرست شود.
راهکارها:
- تعیین یک برنامه زمانی برای پایش و بازنگری: یک برنامه زمانی مشخص برای پایش و بازنگری ارزیابی ریسک تعیین کنید. این برنامه زمانی می‌تواند بر اساس نوع ریسک، شدت آن و یا تغییرات محیطی تعیین شود.
- استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای پایش اثربخشی اقدامات کنترلی و کاهش ریسک تعیین کنید. این شاخص‌ها می‌توانند شامل تعداد حوادث، میزان خسارات، میزان رضایت کارکنان و یا میزان انطباق با قوانین و مقررات باشند.
- بازنگری ارزیابی ریسک پس از وقوع حوادث: پس از وقوع هر حادثه، ارزیابی ریسک را بازنگری کنید و درس‌های آموخته شده را در آن لحاظ کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا از تکرار حوادث مشابه جلوگیری کنید و ارزیابی ریسک خود را بهبود بخشید.
اشتباه ۶: عدم مستندسازی مناسب ارزیابی ریسک
مستندسازی مناسب ارزیابی ریسک از اهمیت بالایی برخوردار است. این مستندات می‌توانند به عنوان مرجعی برای تصمیم‌گیری‌های آینده، پیگیری اقدامات اصلاحی و یا حتی اثبات رعایت قوانین و مقررات مورد استفاده قرار گیرند. عدم مستندسازی مناسب می‌تواند منجر به فراموشی جزئیات مهم، عدم امکان پیگیری و یا حتی مشکلات قانونی شود.
راهکارها:
- تهیه گزارش‌های جامع و دقیق: گزارش‌های ارزیابی ریسک باید شامل جزئیات کامل فرآیند ارزیابی، روش‌های مورد استفاده، نتایج ارزیابی، اقدامات کنترلی پیشنهادی و مسئولیت‌های اجرایی باشد.
- بایگانی و نگهداری مستندات: مستندات ارزیابی ریسک باید به طور منظم بایگانی و نگهداری شوند تا در صورت نیاز قابل دسترسی باشند.
- استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ریسک: نرم‌افزارهای مدیریت ریسک می‌توانند به شما در تهیه، بایگانی و نگهداری مستندات ارزیابی ریسک کمک کنند.
اشتباه ۷: عدم ارتباط و همکاری بین واحدهای مختلف
ارزیابی ریسک یک فرآیند چندوجهی است که نیازمند همکاری و ارتباط بین واحدهای مختلف سازمان است. عدم ارتباط و همکاری مناسب می‌تواند منجر به ناهماهنگی در ارزیابی ریسک، عدم اجرای صحیح اقدامات کنترلی و یا حتی بروز تعارضات بین واحدها شود. از این جهت یکی از اشتباهات رایج ارزیابی ریسک به شمار می‌آید.
راهکارها:
- تشکیل تیم‌های ارزیابی ریسک: تیم‌های ارزیابی ریسک را با حضور نمایندگانی از واحدهای مختلف سازمان تشکیل دهید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا از دیدگاه‌ها و تجربیات مختلف بهره‌مند شوید و ارزیابی ریسک جامع‌تری انجام دهید.
- برگزاری جلسات منظم: جلسات منظمی را برای بحث و بررسی ارزیابی ریسک و اقدامات کنترلی برگزار کنید. این جلسات می‌توانند به شما کمک کنند تا هماهنگی لازم را بین واحدهای مختلف ایجاد کنید و مشکلات احتمالی را به سرعت شناسایی و برطرف کنید.
- استفاده از ابزارهای ارتباطی: از ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، پیام‌رسان‌ها و یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای تسهیل ارتباط و همکاری بین واحدها استفاده کنید.
نتیجه‌گیری
ارزیابی ریسک یک فرآیند حیاتی برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست. با اجتناب از اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک و اتخاذ رویکردی صحیح، می‌توانید ریسک‌های سازمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید و از وقوع حوادث و خسارات جلوگیری کنید. با به‌کارگیری راهکارهای ارائه شده در این مقاله، می‌توانید فرآیند ارزیابی ریسک خود را بهبود بخشید و سازمان خود را در برابر تهدیدات مختلف مقاوم‌تر کنید.
خلاصه مقاله:
اشتباهات رایج در ارزیابی ریسک عبارت‌اند از:
- عدم شناسایی کامل ریسک‌ها
- عدم ارزیابی دقیق احتمال و شدت ریسک
- عدم توجه به ریسک‌های نوظهور
- عدم برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک
- عدم پایش و بازنگری منظم ارزیابی ریسک
- عدم مستندسازی مناسب ارزیابی ریسک
- عدم ارتباط و همکاری بین واحدهای مختلف
منابع:
https://www.mega.com/blog/common-mistakes-in-risk-identification-analysis-and-evaluation
https://www.cyberarrow.io/blog/top-11-mistakes-to-avoid-when-conducting-risk-assessments/
